報告資料、ワードで作るか?パワポで作るか?

組織に所属していると「この資料はこの様式で作るもの」と決まっていることが多かったのですが、税理士として独立してからというもの報告書類は自身で作成。ExcelやWord以外にもプレゼンテーションソフトであるkeynoteやPowerPoint(以下パワポ)を使う機会も多くなりました。
今まで報告資料について口頭説明するのならパワポを使い、そうでないのならWordを利用と使い分けしていたのですが、つい最近、報告方法が曖昧なまま進めていた仕事があり、パワポで作るのか、Wordで作るのか悩むことに…
そこで、これまで何気なく使っていたオフィスソフトについてどのソフトで資料を作成するのか改めて考えることがあり、今回は報告資料の作成についてWordで作るのか、それともパワポで作るかを題材として取り上げます。

どのオフィスでもある程度のことはできる

パワポを利用していて感じたのは長文作成であればWord、プレゼンであればパワポが得意な領分ですが、どちらのソフトでもある程度共通した機能があったということ。
Wordでなくても文章は書けますし、プレゼン資料だからといってパワポにこだわらなくてもいいのではと感じたのです。
自身のケースでいえばパワポを利用したとしてもスライドに動きを加える視覚効果を入れることも少なかったので特にそう感じていたのかもしれません。

パワポならWordに比べて1枚納める意識が向く

ただ、Wordとパワポの両方を使うようになって分かったのが、それぞれのソフトを使って同じ資料を作ろうとしたとき、Wordで作成だと冗長になってしまいがちな内容でもパワポであればA4一枚に納めるためにより端的に説明することに意識が向いたということ。
以前A4メモ書きをやっていたからか、それに近い感覚で進められるパワポでの資料作成は自分には合っていて、新しく作ることになった報告資料について、まずはパワポで作っていった方が短時間で必要十分な資料を作成できると感じたのです。

まとめ

報告資料についてワードで作るか、それともパワポで作るのか?自身の場合はまずはパワポで作成し、長文となるのならWordに落とし込んでいくのがベターだと感じています。
短時間で報告できる形に落とし込みやすいことは仕事をする上で大切なことだと思いますので。

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【編集後記】
先日から長野で仕事をしていて本日無事にひと段落。

実は仕事を終えても延泊しておりまして…

このまま立山登山とサマーウォーズの聖地巡礼を楽しんできます(^^)

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