報告資料、ワードで作るか?パワポで作るか?

組織に所属していると「この資料はこの様式で作るもの」と決まっていることが多かったのですが、税理士として独立してからというものゼロから報告書類を作成する機会が多く、ExcelやWord以外にもプレゼンテーションソフトであるkeynoteやPowerPoint(以下パワポ)を使う機会も増えました。

今まで報告資料について口頭説明するのならパワポを使い、そうでないのならWordを利用と使い分けしていたのですが、つい最近、報告方法を決めずに進めていた仕事があり、その資料についてパワポで作るのか、Wordで作るのか悩むことに…

そこで、これまで何気なく使っていたオフィスソフトについてどのソフトで資料を作成するのか検討、し今回は報告資料の作成についてWordで作るのか、それともパワポで作るかについて取り上げることにしました。

どのオフィスでもある程度のことはできる

パワポを利用していて感じたのは長文作成であればWord、プレゼンであればパワポが得意な領分ですが、どちらのソフトでもある程度共通した機能があります。

パワポを利用したとしてもスライドに動きを加えるような視覚効果にこだわりがなければ、Wordでも構いませんし、プレゼン資料だからといってパワポにこだわらなくても構わないのではないでしょうか。

パワポならWordに比べて1枚納める意識が向く

ただ、Wordとパワポの両方を使うようになって分かったのが、それぞれのソフトを使って同じ資料を作ろうとしたとき、Wordで作成だと冗長になってしまいがちな内容でもパワポであればA4一枚に納めるためにより端的に箇条書きで論点を説明することに意識が向きます。

以前A4メモに考えをまとめていくことをしていたので、それに近い感覚で進められるパワポでの資料作成は自分には合っていただけかもしれませんが、新しく作ることになった報告資料について、まずはパワポで作っていった方が短時間で必要十分な資料を作成できました。

同じ報告をするのであれば、ドキュメント化は短時間で済むほうが良い。報告内容のブラッシュアップや納期の短縮にも繋がりますからね。

まとめ

報告資料についてワードで作るか、それともパワポで作るのか?自身の場合はまずはパワポで作成し、長文となるのならWordに落とし込んでいくのがベターだと感じています。

短時間で報告できる形に落とし込みやすいことは仕事をする上で大切なことだと思いますので。

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【編集後記】
先日から長野で仕事をしていて本日無事にひと段落。

実は仕事を終えても延泊しておりまして…

このまま立山登山とサマーウォーズの聖地巡礼を楽しんできます(^^)

 

ABOUTこの記事をかいた人

守屋冬樹(もりや ふゆき)

公認会計士、税理士。高校時代の出会いがきっかけで公認会計士を目指すと決意。2007年(22歳)高卒での公認会計士試験合格を実現。準大手監査法人に勤務しつつ2011年(25歳)公認会計士登録。2012年(26歳)税理士となり守屋冬樹税理士事務所を創設。 さらに詳細なプロフィール/お仕事のご依頼