打ち合わせは目的、見込み時間、行うことを明確化して行おう

取りあえずでしてしまいがちな打ち合わせや会議。実は有効に行えているケースは少ないのではと感じています。
そこで今回は打ち合わせや会議について意味のあるものにするために気をつけていることを投稿します。

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(Evernoteでのミーティングメモ)

事前に目的を伝えておく

まずはじめに行うのが、事前に何のために打ち合わせを必要としているのかを伝えておくこと。
何の目的で参加しているのかを不明な状態で打ち合わせしてしまうと十分な話し合いは難しいです。

事前に打ち合わせの目的を伝えておけば、伝えたいことも事前に明確化しやすく、打ち合わせした後からこうしておけば良かったと後悔してしまうような失敗も少なくなります。

会議をしたけれど次のアクションに進めないということを回避するために、目的について多岐の論点がある大きなテーマの場合には、ここだけは決定しておくという幹となる部分を決めることを最優先にしておくことも重要です。

見積もり時間を伝えておく

また打ち合わせをする際には見込み時間を決めて周知しておくようにしています。

厳密に時間を見込むのが難しい場合には30分〜60分程とおおよその目安を伝えるだけでも意味はあり、会議を始める前の段階で周知しておけば、参加者同士での当日のスケジュールが見込め、参加すること自体の負担感を下げることが出来るほか、この時間で終わらせようという意識を共有できます。

次の行動をお互いに確認

そして、打ち合わせをした最後にはいつまでに何をするのか、決定したことをすり合わせて確認をして締めくくります。
締め切りがないとズルズルと先延ばししてしまい、結局は前に進んでいないとうこともあり得ますし、決定事項をすり合わせ出来ていないと認識がズレていて後々困ってしまうこと起こり得ます。

お互いに察しているはずという期待は危ういです。誰が何をいつまでにするのかはきちんと決めてすり合わせておくことが大切だと感じています。

こちらの記事も、読んでみてはいかがですか?

早く会議を終えるために行っていること

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【編集後記】
昨日のこと、自身がブログをやっていることを知らない方に
こちらのブログの存在が知られるなど。

多くの人に見て頂きたいと思いつつも、
目の前で読まれるのを気恥ずかしく感じるなんとも矛盾した体験をしています(^^;)

それではまた来週、よろしくどうぞ。

【昨日の一日一新】

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一日一新のきっかけはこちら→一日一新

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