仕事で使うIT環境を棚卸、変化の備えとして業務内容とマトリクス化して確認する

自身は会計事務所としての事業をしているのですが、規模や資金力というリソースで同業他社と戦うのは厳しいと割り切りミニマムな形での事務所運営を続けてきました。

そのような方針もあってマンパワーではなく複数のITサービスやソフトを組み合わせて省力化をしていた結果、各業務はITサービスの依存度が高い状態に…

先日新たにパソコンを購入したことや利用サービスの料金改定も受け、一念発起しITの利用状況についてデータベース化してまとめ直したのです。

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データベースとして一覧化、マトリクス化を行う目的

自身が行ったITの利用状況のデータベース化は各ソフトやサービスを次の項目に分けて記録したもの。

  1. 業務プロセス
  2. システム名(利用ソフトやサービスの名称)
  3. ITの形態(インストールかクラウドか?)
  4. ハード制限の有無
  5. ハード環境(利用端末)
  6. 詳細な内容


(IT環境の一覧データベース)

そのデータベースをもとにピボットテーブルで集計すれば業務プロセスごとにどのような利用状況となっているのかを数クリックでマトリクス化することが出来ます。


(IT環境の一覧化 ピボットテーブルで集計)

こちらは業務のプロセスとハード、利用ソフトを整理したものですが

  1. 利用しているITの変更時にどの程度影響があるのか
  2. 同じ機能で重複した投資となっていないか
  3. 特定のサービスに依存していないか

が分かるので、これらのサービスにトラブルがあった際の対策を立てることにも役立ちます。

会計事務所としては税務手続きの関係でIT化にはWindowsが必須となるのですが、自身が開業した2011年の頃に比べれば経理にもクラウドサービスが普及して随分とその状況も緩和されています。

2019年に至っては利用していた売上代金の決済サービスの廃止や、クラウド会計サービスの料金改定もあって、IT環境の利用状況を整理する必要性は高かったです。

柔軟な対応が出来るように

〇〇のサービスでないと困る…といった状況では、いざそのサービスやソフトが廃止されてしまったり使えなくなると身動きが取れずどうしようもありません。

今回記事で取り上げたIT環境もラフに一覧化したのは数カ月先にはまた違う形となっているからで、もう重要視していないソフトは扱うのをやめようとも思っています。

いざというときに柔軟な対応がとれるように、ITの利用状況を一覧化、マトリクス化も大切な備えのひとつかと。

厳格さこそ違いますが、こちらは企業で行うITの内部統制を理解するために行う手続きと同じですので。

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【編集後記】
年末に向けて断捨離を進行中。
なにげに手間がかかったのはディスプレイの処分。

製造メーカーにリサイクルの申請のハードルの高さに、なんだかなぁという感じでした…^^;

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