確認状の回収対応 新人スタッフが気をつけるべき注意点

監査法人の新人スタッフが担当をすることが多い確認状の回収対応。

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期末監査で行う重要な手続なのですが処理量が多いことや、担当者が手続について理解が不足、監査チーム内でのコミュニケーションの行き違いから対応が遅れてしまうことが起こりがちです。

そこで今回は確認状回収手続の注意点について投稿します。

確認状手続の意味

確認状は残高数値を検証するために行う監査手続。監査人が会社が計上している債権や債務について各取引先に手紙を送り、その金額について妥当なのか検証を行うことを目的としています。

発送先の選定、発送対応、回収については監査人側が行うことで社外資料入手できる強い証明力をもった手続のため、期末監査時に行われるのが一般的です。

確認状回収は開封、綴るだけが仕事でない

特に新人スタッフが任されるのが確認状の回収対応。確認状のコントロールシート(管理表)を作成し以下のことを行っていくことになります。

①確認状が届いたら記載の不備をチェック
②記載の不備があれば再発送
③会社残高と返答金額にズレがあれば差異調整の依頼
④回収期日までに返答がなければ確認状の返送依頼
⑤未回収のままであれば代替手続(決算日後の入出金確認)

『確認状の回収をやっておくように』と指示があった場合、単に届いた確認状を開封して順番に並べて綴っておいただけで仕事が終わる訳ではないと意識しておきましょう。

繁忙期(4月半ばから5月上旬)にかけ数百通分任されることもあり、体力的・精神的にキツいものがある仕事だと思います。

回収対応の注意点

確認状の回収対応での注意点としては具体的には次のことがあげられます。

何を任されたのか範囲を確認する

監査チームによって新人スタッフがどこまで任されるのかは異なります。

・未回収確認状の返答依頼、再発送の対応
・差異調整(発送金額と相手先の把握金額のズレの原因分析)の依頼
・差異調整内容の検証
・回収率、差異金額、差異調整額のとりまとめ

などは別のスタッフと分担して行うこともあります。
確認状の回収対応としてどこまで自分が行うことが求められているのか、きちんとチーム内での割り振りについて認識を一致させておくことが重要です。

随時確認状の回収して手続を進める

確認状の回収対応の中で特に重要なのが発送した確認状について適時どのような状況になっているのか把握・整理しておくことです。

・確認状が届いているかどうか把握していない
・届いていたのに数日間放置していた
・回収したはずの確認状が所在不明になっている
・記載に不備があったのに見過ごし再発送をしていない
・差異調整の依頼をしていなかった
・確認状のコントロールシートが更新されていない

などの状態だと他のスタッフから指摘され確認状対応の不手際が発覚します。思考力よりも事務処理能力(業務対応のスピードと丁寧さ、整理整頓が出来るかどうか)が重要です。

意外と会計士を目指す方って整理などが苦手な方が多いの印象なのですが、一度やらかしてしまうと信頼を取り戻すのは時間が掛かってしまうので気を引き締めて対応しておきましょう(^_^;)

あとがき

確認状回収手続が遅れてしまうと監査チームの他のメンバーはもちろん、会社の経理担当者への業務も遅れてしまいます。
単純作業や雑務と捉えず気を抜かないで対応をしていくようにしましょう。

こちらの記事も、読んでみてはいかがですか?

債権債務の確認状やサンプルチェックで使われるExcel操作法はこちら

エクセルで行う金額単位サンプリングのやり方

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ABOUTこの記事をかいた人

守屋冬樹(もりや ふゆき)

公認会計士、税理士。高校時代の出会いがきっかけで公認会計士を目指すと決意。2007年(22歳)高卒での公認会計士試験合格を実現。準大手監査法人に勤務しつつ2011年(25歳)公認会計士登録。2012年(26歳)税理士となり守屋冬樹税理士事務所を創設。 さらに詳細なプロフィール/お仕事のご依頼