電話とメール 連絡手段はケースによって使い分けよう

自分は電話が苦手で離れた方とのやりとりはメールが中心です。ですがあえて電話で連絡をする時もあり、今回は電話とメールの使い分けについて投稿します。

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メールのメリットは効率の良さ

メールの良さをあげると次の様なものがあります。

・言った言わないが明確になる
・やりとりのタイミングをお互いに調整しなくていい

以前のことですが、電話を中心に使われている方とのやりとりが続いていた時期は急な電話に気が休まらず、言った言わないと揉めたこともあり、正直ストレスに感じていたこともありました。

その時以来、自分はメールの方が電話より業務の効率化に繋がるので、やりとりはメールが中心で電話はほぼ使わないようにしています。

とはいえ、全てのやり取りをメールで済ませている訳でなく、あえて電話で連絡することを選ぶ時もあります。

あえて電話という手段を選ぶ時

どういったケースかというと緊急時の連絡や、言いにくいことを伝える場合
です。

すぐに伝えなければ行けないと事であれば第一報はメールよりも電話の方が
早い可能性もありますし、言いにくいことであれば効率よりもコミュニケーションの濃さを重視した方が無難です。

メールでは一方的に文字情報を送るだけでのやりとりは危ういです。

想いを言葉に表現することは誰しもが上手な訳ではないですし、相手がどのように受け取るのかも読み手次第。文字情報だけでは細かいニュアンスまではうまく伝わりません。

コミュニケーションツールとして電話とメールはそれぞれ一長一短がありますので、自身として使い分ける基準を設けていると良いのではないでしょうか。

あとがき

ちなみに、言いにくいことを伝える場合には突然電話を掛けても相手にとって迷惑になることもありますので、事前に『〇時から〇分ほど〇〇の件でお電話しても大丈夫ですか?』とメールで伺っておくと良いですよ。

こちらの記事も、読んでみてはいかがですか?

電話対応がなくなれば仕事がはかどる 電話が嫌い

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【編集後記】

ドトールに行ったところ新作メニュー、ラズベリー香るコーヒーを見つける。
珈琲なのに風味はラズベリーというはなんとも不思議な新体験。

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ABOUTこの記事をかいた人

守屋冬樹(もりや ふゆき)

公認会計士、税理士。高校時代の出会いがきっかけで公認会計士を目指すと決意。2007年(22歳)高卒での公認会計士試験合格を実現。準大手監査法人に勤務しつつ2011年(25歳)公認会計士登録。2012年(26歳)税理士となり守屋冬樹税理士事務所を創設。 さらに詳細なプロフィール/お仕事のご依頼