仕事が円滑に進む共有データの基本的な取り扱い

最近リモート業務をチームで行う仕事が増え、改めて共有データの取り扱いについて考える機会がありました。

そこで今回は仕事が円滑に進むために必要な共有データの基本的な取り扱いについてまとめています。

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ファイル名と中身を一致させる

ファイルの名前は中身と一致させておかないと、せっかく作成したデータを共有していても「どれがそのデータか分からない。」といったことが起こりがちです。

データの作成・保存した本人はもちろん、一緒に働くチームメンバーが見ることを踏まえ安易な名前をつけず、データの中身が分かるようなファイル名にしておくのが大切です。

またファイル名は規則性を持たせておきましょう。ファイル名でデータを検索、並び替えを行う情報の整理整頓にも役立ちますし、あらかじめチーム内でファイル名のルールを作り運用していくのが良いでしょう。

ファイル名のルールがないのならチームの責任者に「ファイル名のルールはどのようになっていますか?」と質問、もし無いのならシンプルなルール決めを提案するのも良いかと。

自身の場合には監査業務をチームで行っていたこともあって、クライアントごとに設定したクライアントコード、決算期や業務分担のINDEXを組み合わせてファイル名をつけることが多いです。

例えばクライアントコードがXYZ、決算期が2020年3月期、売上高の業務分担INDEXがA100とする場合には

XYZ_2003_A100売上高.xlsx

などファイル名を設定しています。

なお、ありがちなダメなパターンとしては人ごとにファイルやフォルダを分けるというもの。各人の業務内容を付き合わせないと中身が分かりませんし、共有データとして人別のファイル管理は不向きな方法です。

ファイルのパスワードは解除、圧縮ファイルは解凍した形で保存する

社外から入手したデータにはセキュリティの観点からパスワードが設定されている事も多いもの。

そういったデータを共有して保存する際には解除、使える状態にしておくことが大切です。

パスワードのついたデータは入手した人がその場で解除しておくことで、他の人が活用できる状態に、「このファイルのパスワードって何でしたっけ?」というやり取りを無くせば協調業務もスムーズに進みます。

Excelであれば、【名前を付けて保存】画面の、【ツール】の【全般オプション】からパスワードを削除することが出来るようになっています。

また、圧縮ファイルについても活用できる形、解凍した状態にしておきましょう。ひと手間掛かってしまいますが、各々が解凍作業を重複して行うは不効率ですので。

作成したデータは共有フォルダへ保存しておく

作成したデータが共有フォルダに保管されず個人のパソコン内に保管しっぱなしという状態にしてはいけません。
たとえファイルが作成途中だったとしても共有フォルダ内に保存するクセをつけておきましょう。

これには業務の進捗状況を共有の目的や、早い段階で方向性の修正が行えるようにしておくこと、ファイルの保全という意味があります。

「完璧に終わるまではアップできない。」といった完璧主義の方からすると抵抗感を示されるかもしれませんが、そもそも完璧な表現物はありません。

成果物はチームのものなので早々に共有してブラッシュアップしていくのが結果的にクオリティが上がるかと。

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あとがき

チームで仕事をしていると情報管理を担う立ち位置につくことが多く、円滑に仕事が進むための情報の取り扱いについて記事にしました。
上手く共有データを扱えないのであれば、今回書いた基本的な内容を押さえておけば改善が出来るかと思います。

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【編集後記】
Chromebook仲間のお誘いでオンライン飲み会に初参加。
映像の有無こそ違いはありますが、以前友人たちと企画したオフ会のSkypeミーティングを思い出しました。

ちなみに飲み会は仕事用のデスクで行いまして、場所的になんとも違和感が拭えません。オンライン飲みもリラックス出来る場所がベターですね^^;

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ABOUTこの記事をかいた人

守屋冬樹(もりや ふゆき)

公認会計士、税理士。高校時代の出会いがきっかけで公認会計士を目指すと決意。2007年(22歳)高卒での公認会計士試験合格を実現。準大手監査法人に勤務しつつ2011年(25歳)公認会計士登録。2012年(26歳)税理士となり守屋冬樹税理士事務所を創設。 さらに詳細なプロフィール/お仕事のご依頼