マンションの総会を成立させるために、議決権を集めるための工夫

9月の頭にマンション管理組合の総会があり、準備として出席通知・委任状・議決権行使書の回収状況の確認をしていました。その中で大事だと感じた議決権を集めるための工夫について投稿します。

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総会が成立するためのハードルは議決権の50%以上

総会そのものが成立するための条件は、標準管理規約で「議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければならない。」とあります。つまり50%以上の議決権を①出席、②議決権行使書を入手、③委任状を集めるという3つのいずれかの方法で集めなければなりません。

発送する前に様式でひと工夫

使っていた委任状の様式に次の文言を尾行として書いてありました。

『委任状により議決権を委任する場合に、委任状に代理人の氏名が記載されていないときは、議決権を理事長に一任されたものとみなします。』

この一文が書かれていないと回収できる可能性が低くなります。

マンションの管理に関心がないと議案の賛成・反対どちらか、区分所有者として判断を下したくない方もいます。特定の方の名前を挙げるのは気が引けるけれど関心のある人に意見を委ねたい。そういったケースでも議決権を集められる様に白紙委任状の場合の取り扱いを明記しておきましょう。

回収期日は総会日より早めに設定

回収期日を総会日や総会日の前日とすると締め切りギリギリまで発送しない方がいます。そして総会の開催に間に合わず無効票となってしまうことも。そういったことを減らせるよう回収期日を総会日より早めに定めておきましょう。
また、回収期日を早めに設定し伝えていると、回収対応をする側の心理として、その期日を過ぎた際に区分所有者の方に確認の連絡を取りやすいですよ。

最終的には個別に対応。場合によっては書類を再発送

回収期日を過ぎた際に区分所有者の方に確認の連絡をとってみると次の様なケースもあります。
ケースに応じて個別対応をしていきましょう。

例1)総会の日に行けないから何も書類は送らなくて良いと思っていた。
→委任状若しくは議決権行使書の発送のお願いをする。

例2)受け取った書類を無くしてしまっていた。
→再度発送し、返送のお願いをする。

あとがき

他の区分所有者の方たちの人柄を知っているからきっと大丈夫。そう思っていると管理組合総会が不成立となってしまう残念な出来事がおきてしまいます。信用していない訳ではないのです…あくまで不注意をしてしまう可能性への対処です。総会は一年の最後のまとめ。固く成立をできる様にしておきましょう。

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【編集後記】
マンションの管理組合のトップをやり早一年、
最後まで油断せずにいきましょう。

【週末・休日の一日一新】

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